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醫療設備全生命週期資訊化管理研究與實踐

來源 : 中國醫療設備雜誌2019年第9期
update : 2019/11/28

引言
醫院資源規劃(Hospital Resource PlanningHRP)系統是醫院融合現代化管理理念和流程,支援整體運營管理功能的統一高效、資訊共用的醫院資源管理系統平台,是實現專業化、科學化績效評價和決策支援的資料基礎[1-2]

中國醫學科學院北京協和醫院依託HRP 系統建設實現醫院固定資產的全生命週期管理,是構建固定資產精細化管理的核心,是醫院運營管理的基礎,有助於推進醫院接軌國際管理水準,推動固定資產管理進一步發展[3-8]。其規劃架構總結管理成效,提出問題和解決方法,融合了醫院相關管理制度和流程,在原有系統的基礎,實現了固定資產全生命週期各環節的資料獲取和記錄,順應醫院精細化、科學化管理目標[9-13]。醫院固定資產管理範圍主要包括房屋及建築物、專用設備、通用設備和其他固定資產,其中專用設備是本文論著的主體,包括能夠單獨使用的醫療設備,通用設備包括資訊設備、傢俱家電、後勤、保衛設備等。

1 研究內容

1.1 管理目標
管理目標主要有三個方面:① 實現全流程管理,醫療設備全生命週期管理包括申請、合同、採購、驗收、上帳、維護、維修、維保、盤點、計量、報廢等環節,實現資料管理流程規範化[14-15] ;② 建立唯一編碼管理體系,設備上帳後生成唯一編碼,按編碼索引全生命週期管理資訊[16] ;③ 完善風險追溯管理,消除設備全生命週期管理記錄不完整和資質證件管理的風險。

1.2 流程再造
原有醫療設備執行資訊系統,僅能支援設備申請、維修、報廢管理功能,不能記錄設備全生命週期資訊,並且不支援在同一介面查看設備維修、報廢資訊資料,因此不能滿足現有全生命週期管理目標。在梳理管理要求和業務流程的基礎上,HRP 系統的規劃進行了管理流程再造,構建了資料完整、運行穩定、規範管理的醫療設備全生命週期管理平臺。

1)醫療設備的申請、採購、驗收、上帳在HRP 院內採購管理(HRP-USC)系統完成,合同簽署在合同管理系統中完成,採購環節在院內採購管理系統和供應商平台(HRP-PM)由採購員和供應商共同完成。固定資產上帳後的環節在HRP-PM 系統中完成,按照唯一院內設備編碼進行索引和管理,選中任意一條固定資產,不僅能夠查詢到其台賬資訊,而且能夠查詢到其在使用過程中歷次維護、維修、維保、計量直至報廢的資訊。醫療設備全生命週期管理在資訊系統中實現示意圖,見圖1


1 醫療設備全生命週期管理在資訊系統中實現示意圖

2)醫療設備全生命週期管理資料具有準確性、完整性、一致性、唯一性的特點。準確性是指每一個環節均由至少兩人審核確認,有效保障資料準確;完整性通過系統設置的必填選項進行校驗,如有欄位沒有填寫,不能提交通過;醫療設備資料在各個環節中進行補充完善,欄位內容不斷增加,沒有修改過程,因而確保一致性;醫療設備資料通過唯一編碼進行查詢,是醫療設備在系統中的唯一身份識別碼。

3)數據多元化。原有醫療設備管理系統台賬資訊包括15 個基礎欄位,僅能記錄結構化資料。基於HRP 系統醫療設備管理,醫療設備台賬包括52 個欄位資訊,記錄結構化資料和非結構化資料,能夠承載融合多媒體資料,例如不同格式文檔、圖片等。原有醫療設備管理系統與基於HRP 系統醫療設備管理系統對比表,見表1HRP 系統在驗收環節需要核對使用說明書、產品合格證,在上帳環節需要核對醫療設備註冊證資訊和附件、大型設備配置證資訊和附件,以及首檢計量證書附件。系統支援在表中基本資訊的基礎上,記錄使用說明書、產品合格證、註冊證、配置證和計量證書等附件的資料資訊。

表1 原有系統和HRP系統醫療設備對比表

4)原有醫療設備管理系統在不同功能模組介面,僅能查詢該功能下的業務記錄,不支援其他功能業務記錄查詢。基於HRP 系統的固定資產管理系統能夠通過資產台賬查詢該資產的基礎購置資訊、維修記錄、預防性維護記錄等,方便使用者查詢,提高系統操作效率,實現多層次、智慧化的資料查詢方法。

5)設備租賃管理模式有效提高設備利用率,是被廣泛採用的設備管理模式。租賃實際工作中遇到的場景也在HRP 系統規劃時充分考慮,例如設備租賃期內發送設備損壞需更換備件,備件成本由租賃科室承擔,如科室無相同設備則無法發起維修流程。HRP 系統設備發生租賃時,該設備在租賃期內作為租賃科室的設備,可以發起維修業務,也方便租賃科室查詢設備相關資訊。HRP 系統能夠生成選取時間段內,不同種類設備的利用率統計報表,方便查詢和調配。

1.3 醫療設備主資料管理設計

1)供應商主數據。供應商資訊以主資料形式在系統中進行管理,供應商接收授權碼進行註冊,在供應商平臺系統維護資訊。供應商需維護資質資訊,包括公司名稱、供應商業務類型、位址、連絡人等基礎資訊,稅號、開戶行和帳號等銀行資訊,營業執照、產品註冊證、授權證書等資質資訊,審批通過後才能正式進行操作[10]。供應商參與採購環節,在供應商平臺系統在處理採購訂單。在採購環節中,供應商維護其供貨的固定資產的序號、製造年份、製造月份、保修連絡人、保修聯繫方式、設備功率等資訊,並與產品註冊證進行關聯,上傳使用說明書、產品合格證、計量證書等附件。供應商的資質、產品註冊證的資質效期由系統進行校驗和效期管理。

2)醫療設備名稱字典主資料。為方便查詢同類設備,應對醫療設備進行使用功能分類,醫療設備名稱採用主資料管理形式,對醫療設備進行功能分類。每項醫療設備資料均按照財務要求以國標10 碼進行分類,實際工作中醫療設備名稱因採購名稱而異,而設備分類名稱更加寬泛,以這兩個名稱難以快速篩選到一類醫療設備。醫療設備名稱字典主資料由設備資產管理員進行管理和維護,在上帳環節進行分類選擇。名稱字典主資料還包括醫療設備是否預防性維護、是否計量、是否租賃的欄位資訊,方便在醫療設備在維修環節中,報修資訊在系統中自動流轉到相應維修工程師。

1.4 管理閉環
醫療設備台賬欄位的選取,充分考慮醫療設備在使用過程中可能使用到的資訊,實現採購與維護工作管理閉環聯動。實際工作中,醫療設備的維修相關資訊在紙質檔案中記錄,查詢過程繁瑣複雜,工作效率低。在HRP 系統規劃過程中,充分考慮實際工作需要,在台賬資訊中增加保修連絡人和聯繫方式欄位,方便維修環節工作。此外,食品藥品監督管理部門的檢查通常按照產品註冊資訊進行索引,在醫療設備台賬資訊中增加產品註冊證名稱和產品註冊證號欄位,方便檢查和產品召回。

2 效果與展望
基於HRP 系統醫療設備全生命週期管理在原有系統的基礎上大大提升了管理的精細度,採用主資料管理模式實施科學管理。基於HRP 系統的醫療設備全流程管理完整記錄了醫療設備在各個環節的資料資訊,實現了管理重心前移的目標,並貫徹了閉環管理理念,提升了管理效果。原有系統和HRP 系統管理效果對比,見表2

2 原有系統和HRP系統管理效果對比表


醫療設備全生命週期管理實踐中,梳理系統實施過程遇到的問題,進行分析並提出可行的解決建議。

1)流程再造與制度修訂的相互補充。制度化、科學化、規範化的流程是精細化管理的基礎。HRP 系統的建設實施是將管理理念與業務流程資訊化的過程,是實現醫療設備精細化管理的技術工具。流程再造過程中出現的新崗位、新流程,需要制度逐步完善,確保系統管理效能。

2)在設備全流程管理實踐中,部分崗位工作量不僅沒有減少反而增加了。更加精細的管理顆粒度、完整細緻的審核要求導致資訊錄入工作量增加。合理調整崗位人力資源配置可緩解工作壓力。

3)員工和供應商固化的工作模式和思維習慣為新系統的實施帶來阻力。原有作業系統、工作內容發生改變,部分系統使用者產生消極情緒。建議在新系統測試時,發動使用者提出改進意見,調動其積極性;在系統上線使用前進行操作培訓,幫助其提高適應性。

HRP 系統醫療設備管理功能的逐步完善和功能發展,需要與管理模型結合進行分析計算,從大量資料的採集存儲到有用的設備管理資料,最終用於資料預測。分析運用系統中存儲資料,使其發揮更大作用,是現有管理思路的落地,也進一步拓展精細化管理的縱深,探索成本效益為基礎的運營管理與預測模型下的決策制定。

3 總結
基於HRP 系統的醫療設備全生命週期管理模式,建立唯一編碼管理體系,支援全生命週期管理資訊管理與查詢。HRP 系統在原有醫療設備管理系統的基礎上,進行流程再造,實施閉環管理,記錄設備從採購至報廢各個環節的管理資訊,為保障醫療設備運行安全提供可靠資料。HRP 系統醫療設備全生命週期資訊化管理,提升管理精細程度,為設備運營與決策制定提供資料支援。

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